一、入学与注册
（一） 报到
1．学院录取的新生，须按录取通知规定的有关注意事项到校办理入学手续。因故不能如期报到者，须向学院申报。凡无故逾期一周报到者，取消入学资格。
2．入学一个月内组织体检，发现有不符合报考、录取条件以及身体状况不符合健康标准者，经查证属实后，报请学院领导批准，取消其学籍并作退学处理。
3．每学期开学时，学生应按规定日期到班主任处办理注册手续。因故不能如期报到者，必须履行请假手续，否则按旷课处理。
4．学生从第二学期起，必须持有家长签名的《学生注册及家长联系手册》到班主任处报到，否则不予注册。
（二） 编制名册
新生注册是关系到学生学习资格的认定和掌握学生基本情况的重要环节。学生需如实填写《学生花名册》表中的内容包括：姓名、性别、出生年月、民族、政治面貌、文化程度、家长姓名、地区、详细家庭住址、邮编、联系电话等。按照表格内容逐项填写清楚。
1．姓名：一定要按照身份证上的姓名填写，不能有错别字。
2．身份证号码必须填写正确。
3．出生年月：按身份证或户口薄出生年月日填写，必须精确到日。
4．地区：为学生就读前所在市县。如茶陵县、株洲市、株洲县、长沙市等。
5．详细家庭住址：要具体到（乡）镇、（村）街道、门牌号及邮政编码。
6．联系电话:必须填写家长有效联系电话号码。
（三） 建档
从学生入学之日起建立学生学籍档案，学生学籍档案内容包括：
新生登记表、学生档案、学籍卡片、团员档案、在校期间的奖惩材料 、参加入党培训或入党资料。
学籍档案在校期间由班主任管理，学生毕业离校后，由学院归档保存。学生毕业后，学生个人档案原则上需于毕业离校后三年内转档。因超过转档时间未及时转档的学院将寄回原籍。
（四） 电子注册
各班认真核对本班《学生花名册》并组织学生签名确定后，学院将采取电子注册方式上报省教育厅及省人力资源和社会保障厅，录入全国系统，注册完成后，不予补录。
新生必须上报注册，凡未注册的学生无学籍号，不能参加考试。
二、学籍异动
学生学籍异动包括转学、转专业、休学、复学及退学、学籍信息异动。
各班应于开学后一周内上报本期到校学生人数及未报到学生名单。于开学后半月内收缴学生证或家长联系手册到学生保卫处登记注册。对异动学生必须报明情况，记录备查。
（一） 休学与复学
1．学生申请休学应填报《休学申请表》，向班主任提出书面休学申请，经学生工作处处长、教务管理处处长、主管院长审批同意后办理休学手续。休学期规定为半年、一年两种（服兵役等情况按照国家相关法律制度办理），休学半年者，期满后仍不能复学坚持正常学习的，可适当延长休学期限或办理退学。休学时间总长不超过一年，超过一年仍不能复学坚持正常学习的，按退学办理。
2．因病二个月以上不能继续学习的，可准予休学。学生因病休学应由本人填写《休学申请表》，家长签字，班主任同意，学生工作处审查，教务管理处处长签字后，报主管院长批准。
3．凡申请复学的学生，应由本人填写《复学申请表》，因病休学的附医院的诊断证明，经家长签字，学生工作处审查，教务管理处复核，报主管院长批准后，方可重新入班参加学习。
1）休学或退学后申请复学的未满一年的经考核后合格可进原班就读，满一年的转入同专业下一年级就读。休学或退学一年复学的不进原班需转入同专业下一年级就读。
2）经批准休学的学生，必须离校，休学期间由其家长负责全权监护。
（二） 退学
学生退学由学生本人填写《退学申请表》，由监护人签字，班主任核实，学生工作处审查签字，经总务处、教务管理处、财务处办理有关手续并签字，报主管院长批准后方可退学。
学生具有下列情况之一，班级可以填写《学生基本情况汇报表》报学生工作处做退学处理：
1．休学期满无特殊情况两周内未办理复学手续；
2．连续休学两年，仍不能复学；
3．一学期旷课累计达90课时以上；
4．私自离校连续三周以上。
（三） 转专业、转学
1．转专业
新生申请转专业应在新生入学报到后一个月内提出申请，填写《转专业申请表》，家长签字后向班主任提出转专业申请，经教务管理处处长、学生工作处处长、主管院长审批同意后办理转专业手续。
根据教育部颁发《中等职业学院学籍管理条例》跨专业大类转专业，在一年级第一学期办理；同一专业大类转专业在二年级第一学期办理。毕业年级学生不得转专业。
转专业基本流程为：学生本人提出书面申请→转入班班主任签字→转出班班主任签字→学生保卫处处长签字→主管院长签字→学籍管理办公室办理手续。
2．转学
学生因户籍迁移、家庭搬迁或个人意愿等原因可以申请转学。转学由学生本人和监护人提出申请，经转出学院同意，再向转入学院提出转学申请，转入学院同意后办理转学手续。对跨省转学的学生，由转入、转出学院分别报所在市级和省级教育行政部门备案。
（四） 学籍信息异动
已注册学生（含注册毕业学生）各项信息修改属于信息变更，主要包括学生姓名、性别、出生日期、家庭住址、身份证号码、户口性质等。对信息变更，应当由学生本人或监护人提供合法身份证明等相关资料，身份证号码或姓名修改的需交公安部门出具的《公民主项信息变更、更正证明存根》原件，报学生工作处修改后报教育行政部门备案。
学生在全国学籍系统注册后，学制不可更改。初中起点新生注册中专、中技学籍的学制为三年，在校学习两年，实习一年；注册高级技工学籍的学制为四年，在校学习三年，实习一年。高中起点新生注册高级技工学籍的学制为三年，在校学习两年，实习一年；注册技师（含预备技师）学籍的，学制为四年，在校学习三年，实习一年。
三、毕业清考
所有学生在离校下企业实习前，由教务管理处进行成绩清查，如有课程成绩不合格者，须参加由教务管理处组织的毕业清考。
四、毕业资格审查与毕业证书办理
（一） 学生达到以下要求，准予毕业：
1．思想品德评价合格；
2．修满教学计划规定的全部课程且成绩合格；
3．参加技能鉴定考试成绩合格；
4．顶岗实习或工学交替实习鉴定合格。
5．交清学费。
6．无违纪违规处分未取消情况。
（二） 毕业证书由国家教育行政部门统一格式并监制，省级教育行政部门统一印制，学院颁发。采用弹性学习形式的学生毕业证书注明学习形式和修业时间。技师、高技学生由省人力资源和社会保障部审核学院颁发高级技工学院毕业证书，中专学生由省教育厅审核学院颁发中专毕业证书。
（三） 对未完成教学计划规定的课程而中途退学的学生，学院有义务发给学生写实性学习证明。
（四） 毕业证书遗失可以由省级教育行政部门或其委托的机构出具学历证明书，补办学历证明书需凭登报遗失启事、当年毕业证书核发名册复印件补办。学历证明书与毕业证书具有同等效力。毕业办证工作包括毕业预审、毕业办证、毕业生档案整理等几项内容：
1.毕业预审工作
学生核对电子注册信息表。对经过审核后符合毕业条件的毕业生（指已进行电子注册，并且各科成绩及格，实习、实验及毕业作业及格、操行合格的学生）由班主任填报《毕业生花名册》（一式两份）。
毕业预审的时间一般在每年的5月。
2.毕业生档案
所有在籍学生毕业生都要建立档案，由各班班主任将档案材料整理，由学生保卫处盖“同意毕业”，学院盖行政章后入档。
五、结业与肄业
各部门应当对毕业班学生进行全面鉴定和审核。鉴定和审核内容包括德、智、体、美等几个方面，其重点应放在政治思想表现、道德品质、学业成绩以及学习、劳动态度和健康状况等方面。
（一）学生在学院规定的学习年限内修完教学计划规定的全部内容，德、智、体达到毕业要求，可准予毕业，发给毕业证书。
（二）对完成本专业学业的同时，辅修其他专业并达到该专业辅修要求的学生，可发给辅修专业证书。
（三）学生在学院规定的学习年限内，修完教学计划规定内容，未达到毕业要求，按下列办法处理：
1. 学生在校期间所学的教学计划课程中有一门以上（含一门）虽经补考仍不及格，则不能毕业，只能结业。
2. 实习期间，不能完成实习教学计划中全部课程，先发结业证书。结业后一年内能完成学习任务，由学生本人申请，附一年学习行为证明，学生工作处、教务管理处审核，报院长批准发给毕业证书。毕业证书中毕业时间，按发证日期填写。一年内不来申领毕业证书的，学院不再受理申请。
3. 对学满一年以上，且能完成教学计划中各课程学习的退学学生，发给肄业证书。
（四）结业、肄业证书遗失或损坏不能补发，经学生本人申请，学院核实后可以出具相应的证明书，证明书与原证书具有同等效力，证明书的费用自理。
